Cum de a organiza documentele în birou - articole despre arhive, gestionarea documentelor, evidență -

Crearea și arhivarea documentelor, vă sunt în mod constant întrebați cum să le sorteze astfel încât căutarea ulterioară a documentului nu a durat mult. secret, clasificarea competentă a succesului constă în respectarea celor trei principii ale organizației, raționalizarea și optimizarea.

Primul lucru de retinut: nu se grăbesc să facă o revoluție. Cartea de-a lungul anilor acumulate în spațiul de birouri, și sortarea tuturor documentelor disponibile poate dura mult mai mult decât s-ar putea aștepta. Încercați să găsiți momentele pozitive în procesul de lucru si da-te de instalare, care, datorită pentru a restabili ordinea în document, te ajuti pe tine insuti si compania pentru a crește eficiența muncii.

Ce se poate face cu documente

În cazul în care documentele de plată fișierul organizației dvs. a fost stabilită pentru anul în curs, acesta este un avantaj, deoarece permite contabil să on-line pentru a găsi documentele potrivite.

Clasificarea documentelor de plată în funcție de dată și nu de către partenerii de afaceri sau clienții pot provoca o serie de situații neplăcute. Imaginați-vă că societatea a apelat, sau sunați la client și, în timp ce încercarea de a obține documentul de dreapta, el așteaptă cu nerăbdare pe linie. Situația se agravează și în cazul în care nu nici tu, nici clientul poate aminti data facturile necesare.

Mulți angajați ai companiilor, într-un fel sau altul se confruntă cu lucrarea de hârtie, se pune întrebarea dacă pentru a schimba principiile de clasificare în mod fundamental documentele necesare (dacă este cazul), sau puteți urmări tehnica tradițională vechi? Nu există nici un singur răspuns nu există. În cazul în care responsabilitatea pentru sortarea documentelor pe care le transporta, trage pe la modul în care este mai ușor să lucreze cu. În același timp, un catalog sistematic al documentelor ar trebui să fie puse la dispoziția altor angajați.

Pentru a evita aglomerarea de lucrări în birou, există cinci moduri alternative de a lucra cu documentul:

• distruge documente, în cazul în care au nevoie;
• redirecționa documentele către persoanele în cauză, pentru care sunt destinate;
• sorta documentele care nu vor fi necesare în viitorul apropiat, și cele care nu sunt de dorit pentru a stoca (de exemplu, bonuri);
• organizarea de documente, cum ar fi numele proiectelor curente;
• amâna hârtia care va fi utilizată în viitorul apropiat (de exemplu, facturi).

Materiale pentru stocarea documentelor

După principiul de clasificare a fost găsit, aveți nevoie pentru a alege materialele cele mai simple pentru stocarea de documente. Acesta poate fi:

• Etichete (cu gradație de culoare): acestea vor ajuta să identifice rapid tipul de caseta de document, caseta sau dosar fără să se uite în interior.
• Tăvi. convenabil de a utiliza cu valori mobiliare curente, datorită disponibilității lor în orice moment. Tăvile sunt ideale pentru stocarea corespondenței. Puteți distribui rapid mesajele primite la cele pe care doriți să le transmite, tiv și altele.
• Caseta. ridica mai multe piese de culori diferite și, de preferință din propilena ca astfel de cutii mai ușor și flexibil.