Cum de a scrie e-mailuri pe care oamenii vor citi și va răspunde
Utilizați e-mail pentru muncă, nu? Apoi, poate, vă trimite și primi peste 100 de emailuri pe zi. Aceasta este cifra medie pentru cei care folosesc e-mail pentru muncă. Sunteți, de asemenea, susceptibile de a petrece un sfert din timpul de lucru - două ore pe zi - citirea și scrierea e-mail-uri.
Cu alte cuvinte, cele mai multe dintre noi se îneacă în e-mail-uri, dar ei chiar nu au timp. Statistici privind e-mailuri de lucru. Am menționat mai sus, înseamnă că avem, în medie, să plătească pentru fiecare e-mail este primit doar puțin mai mult de un minut de atenția noastră.
Trebuie să ne asigurăm că e-mailurile noastre sunt observate. Acesta este modul în care vom obține rezultate. În cazul în care clienții noștri, colegii și seniori nu acorde atenție la scrisorile noastre sau ceva după ce fac, munca noastră se oprește.
Pentru aceia dintre noi care folosesc e-mail la locul de muncă, concluzia este evidentă: atunci când scrie scrisori, trebuie să lucrăm din greu să iasă în evidență pe fundalul altora. Noi toți trebuie să scrie scrisori, care vor fi deschise, citi și răspunde la acțiunea.
Din fericire, este mai ușor decât ar putea părea. Tot ce ai nevoie - câteva strategii necomplicate care fiecare este capabil, și dorința de a le pune în practică. Dacă nu le utilizați, veți fi surprins de schimbările care au loc în munca ta.
Noi toți trebuie să înțeleagă cum să scrie e-mailuri eficiente. Deci, să vedem cum se face.
Astăzi, mulți dintre noi lucrează într-o companie internațională cu oameni pe care nu am mai întâlnit în persoană. Această abordare internațională aduce multe beneficii. Dar, pentru că noi nu întâlni oameni cu care lucrăm, ne putem uita că colegii noștri - oameni reali, la fel ca și noi. Ei, ca și alții, au speranțe, vise și problemele lor.
Dacă vă va aminti că, pe partea laterală a fiecărui e-mail - o persoană reală. aceasta va ajuta să vă îmbunătățiți calitatea scrisorilor lor. Mai ales dacă înveți să te uiți la lucrurile prin ochii destinatarului.
Toți oamenii sunt diferite, asa ca uita-te la lucrurile de destinatarul va depinde de persoana căreia îi scrie o scrisoare. Cu toate acestea, unele lucruri sunt adevărate pentru majoritatea oamenilor:
- Ei sunt ocupați, și ei a lua o mulțime de email-uri pe zi (aproximativ 100 de email-uri în fiecare zi, și mai mult, dacă acestea ocupă o poziție superioară).
- Ei doresc să vă rog și să facă o impresie bună.
- Ei au preocupări și lucruri care sunt importante pentru ei.
Păstrați acest lucru în minte în timp ce lucrează la următoarele elemente, deoarece ne vom uita la fiecare dintre ele.
Pasul 2: Asigurați-vă e-mailurile deschise
Înainte ca cineva va lua măsuri bazate pe e-mail, o persoană trebuie să-l deschidă. Care este punctul?
Când scrisoarea dvs. va apărea în inbox-ul cuiva, indiferent ce văd - este numele tău și numele scrisorii.
Nu te poti baza doar pe numele său, în dorința de a deschide e-mailurile. Ramanem câmp al numelui mesajului. Pentru cei mai mulți dintre noi singura modalitate de a atrage atenția și interesul destinatarului, astfel încât el a deschis scrisoarea.
E-mail Subiect extraordinar de important pentru vânzătorii de internet. Ei câștigă atunci când deschid scrisoarea. Ei dedică viața pentru studiul de ceea ce aveți nevoie și nu trebuie să scrie o scrisoare în subiectul. cărți întregi au fost scrise pe această temă.
Deci, ce este sfatul numărul unu de la furnizorii de pe Internet în ceea ce privește antetul mesajului? Ar trebui să fie adecvat.
După cum Oli Gardner scrie în cartea „Cum se scrie titlul perfect pentru e-mail.“ atunci când alegeți subiectul scris, trebuie să fie „foarte concret“ și „asigurați-vă că este necesar.“
În cazul în care antetul mesajului este relevant și adecvat pentru destinatar, aceasta se va deschide. Cu alte cuvinte, rubrica corespunzătoare trebuie să îndeplinească beneficiarul de îngrijire și lucrurile importante pentru el. Deci, a fost interesant pentru a afla mai multe.
Pentru vanzatori, Internetul este dificil de a veni cu litere nume pertinente și extrem de specifice, deoarece acestea trimit scrisori de la zeci de mii de abonați.
Pentru tine pentru a scrie numele de scrisori pertinente va fi mai ușor, pentru că tu trimite-l la o singură persoană. De exemplu, titlul se poate referi la:
- Proiectul (sau o parte a unui proiect), lucrezi impreuna.
- cunoștință reciprocă.
- sistem la locul de muncă.
În plus față de relevanța numelor scrisoare pentru a ține cont de faptul că destinatarii e-mailurile - sunt oameni ocupați, și le place, atunci când acestea sunt apreciate.
Deci, dacă vă întreb într-o scrisoare la o întrebare rapidă (și, dacă este posibil, așa cum ar trebui să fie - vom ajunge la ea), atunci acest lucru indică în scrisoarea subiect. De exemplu:
- „Întrebare rapidă despre [proiectul]“
- „Avem nevoie de un răspuns da sau nu la [proiectul]“
- „[Proiectul]: Ai nevoie de un răspuns într-o singură propoziție“
Acest lucru va face clar destinatarului că răspunsul la scrisoarea ta va lua cu el câteva secunde, așa că, cel mai probabil, acesta va fi unul dintre primele litere pe care el se va deschide și care va răspunde.
În cele din urmă, în cazul în care persoana căreia îi ajută să, lăsați-l la o notă recunoștință. În circumstanțe adecvate, „Vă mulțumesc“ este un perfect litere nume.
Trebuie să spui „mulțumesc“ dacă într-adevăr serios. Și vă puteți lăsa cu ușurință o cerere mică, împreună cu o notă cu recunoștință.
Pasul 3: Completați scrisoarea dumneavoastră cu sentimente bune
Dacă e-mailurile lăsați oamenii un sentiment bun, este probabil că le va primi o viață și de răspuns prietenos.
Cum pot umple email-urile sentimente bune?
Pasul 4: Păstrați-vă e-mail-uri vor fi scurte
scrisori nume bun pentru ao menține deschisă. Dar cum să facă acest lucru, să-l citească și să răspundă repede?
Iată răspunsul de 5 cuvinte: Scrisoarea dumneavoastră ar trebui să fie scurt.
Când deschidem o scrisoare foarte lung, prima reacție - închide sau de a reveni la ea când avem mai mult timp.
Cu alte cuvinte, o lungă scrisoare trimisă semnal instantaneu la creierul destinatarului: vin înapoi mai târziu. scrisori scurte trimise semnalul opus. Din nou Tina Su:
Noi atragem mai mult și mai mult, vom răspunde la scrisoarea, care va avea cel mai puțin timp pentru răspuns și de manipulare. Această scrisoare, care va necesita cel mai puțin activitatea de gândire.
În același timp, scurt - nu toate. Scopul tau - pentru a simplifica posibilitatea beneficiarului de a răspunde la tine. Uneori, aceasta poate însemna că trebuie să furnizeze informații detaliate și de a identifica posibilele opțiuni pentru destinatar de a lua o decizie imediată. Dacă din acest motiv, veți obține o scrisoare lungă, marca în mod clar ceea ce ați făcut în primul paragraf. Scrie ceva de genul:
- „Am subliniat tot ce trebuie să știți, astfel încât să puteți da-mi un răspuns“ da „sau“ nu „“
Ar trebui, de asemenea, întrebați-vă următoarea întrebare:
Pasul 5: Care este scopul acestui e-mail?
Înainte de a scrie primul cuvânt, aveți nevoie pentru a înțelege ce rezultate vă așteptați de la destinatar. Când știi de ce ai nevoie de această scrisoare, va fi mult mai ușor să scrie.
Când este dificil de a scrie o scrisoare, sau atunci când se dovedește incoerent, înseamnă de obicei că, de fapt, nu știi ce vrei de la destinatar. Prin urmare, este clar, imaginați-vă că aveți nevoie înainte de a începe să scrieți.
Fiecare e-mail-ul ar trebui să fie unul și același obiectiv. Acesta ar trebui să solicite destinatarului unei singure acțiuni. În cazul în care e-mail necesită mai multă acțiune, ar trebui să fie împărțită în mai multe mesaje.
De ce? Pentru că, dacă vă cere să faceți câteva lucruri într-o scrisoare, și că o parte din ea va fi întârziată, acest lucru va întârzia răspunsul întreg. De asemenea, reduce responsabilitatea. Pe de altă parte, în cazul în care mesajul necesită doar o singură acțiune, aceasta înseamnă că se va face ceva ce se poate face.
De multe ori a fost ca am citit scrisoarea, văzut că trebuie să fac, a mers și a făcut-o ... și apoi a văzut că de la mine trei lucruri pentru a răspunde la această scrisoare. I-am răspuns la prima parte a scrisorii și nu a răspuns la odihnă, pur și simplu pentru că nu am avut timp.
Dacă scrie și întrebați despre mai multe lucruri sunt susceptibile să se întâmple una din două lucruri: 1) sau scrisoarea ta nu va citi și de a face nimic; 2) sau în cazul în care va răspunde și apoi a face un singur lucru.
În schimb, stick la scrisoarea subiectului și să facă o cerere. Atunci când răspundeți, puteți trimite unul mai mult, doar pentru, nu supraîncărcați destinatarul capabilități de e-mail.
Pasul 6: Includeți un apel la acțiune scrisoare
Dacă doriți ca destinatarul să facă ceva, să descrie în mod clar ceea ce ai nevoie.
Un apel la acțiune eficient, există cinci componente:
- Acțiune. Ce ar trebui făcut?
- Actor. Cine ar trebui să-l facă? În mod clar spune receptorul dacă doriți să-l facă.
- Responsabilitatea. Ceea ce trebuia să facă la sfârșitul anului? Cine are nevoie să spună că el a efectuat?
- Timpul. De când aveți nevoie de ea?
- Indulcitor. Care este beneficiul beneficiarului? Chiar dacă el devine doar recunoștința, să știe că îi mulțumesc.